Arquivos de assinatura têm sido usados desde os primórdios da Internet muito
antes do que a maioria dos internautas de hoje estivessem informados que o
e-mail existia. A maioria usa a seu arquivo de assinatura como um identificador
expedito e o que fazem é oferecer um link para seus sites enquanto aqueles que
estão online puramente por motivos pessoais o utiliza, para referenciar seus
comentários e mensagens em quadros de avisos e grupos de discussão.
Se você esta operando online por razões comerciais o motivo mais importante
para usar um arquivo de assinatura é promover seu negócio online indiretamente,
simplesmente, anexando-o em seu trabalho diário. Sejam postagens em quadro de
avisos, enviando mensagens para outros proprietários de sites ou participando
em listas de mensagens seu arquivo de assinatura trás as suas informações
básicas e vincula o seu Website para qualquer um que apenas leia a sua
mensagem. Os arquivos de assinatura são eficazes como promoção passiva quando
utilizados de maneira apropriada. O que vale dizer que existem os prós e os
contra se não forem utilizados adequadamente.
Vamos cobrir primeiramente aquilo que você não deve fazer gerando os NÃOs:
NÃO inclua informações desnecessárias sobre você como por exemplo excesso de
telefones, frases especiais etc. Se você tem um website inclua um apontador
para sua URL de maneira que o destinatário possa verificar se ele aprecia seu
trabalho, está é a finalidade específica de um arquivo de assinatura.
Mantenha-o com 4-6 linhas no máximo, melhor 4. Ter seu telefone, page, celular,
créditos de trabalho, associações a que pertence e frases sobre quão especial
você se considera acabam por induzir a idéia de que você é pretensioso.
NÃO exagere com mensagens de venda que possam soar "papo de vendedor". Um
comentário curto e objetivo ou um slogan até pode ser colocado, mas deixe o seu
site fazer a venda por você!
NÃO inclua formatação em seu arquivo de assinaturas (ou em sua correspondência
comercial). Isto inclui formatação ASCII, cores ou a inclusão de qualquer
gráfico.
NÃO termine sua assinatura com nada além de pontuação apropriada. Use
maiúsculas corretamente: João A. da Silva. Deixar de digitar seu nome com as
maiúsculas apropriadamente inseridas demonstra falta de educação e desleixo.
NÃO comece a utilizar seu arquivo de assinaturas antes de verificar se todas as
informações estão corretas. Envie para você mesmo algumas mensagens e teste o
link de seu website. Noto assinaturas com erros deste tipo todos os dias. Não
preciso alertar que assinaturas com erros darão uma péssima impressão de seu
negócio.
Agora vamos para aquilo que você deve fazer gerando os SIMs:
SIM, faça sua assinatura de modo que ela contenha a informações básicas que um
destinatário precisa para contatar você. Não há necessidade de incluir seu
endereço de email isto já está disponível no topo de cada email que você envia.
As únicas oportunidades em que você precisa incluir seu endereço de email
principal acontecem quando você está usando um endereço de email secundário ou
diferente do seu endereço usual.
SIM, faça a configuração adequada para seu programa de email anexar
automaticamente seu arquivo de assinaturas de modo que você não precisa digitar
a cada novo email. Por exemplo, você pode colocar:
Atenciosamente,
João A. da Silva
endereço do site e slogan
Informação adicional Aqui
Dica Especial: Alinhe o seu texto de assinatura com espaços ao invés de
tabulações. Tabulações são apresentadas de forma diferente em diferentes
máquinas o que pode misturar todo o seu arquivo. Lembre-se também que você deve
manter seu arquivo com 70 caracteres ou menos uma vez que esta é a configuração
default da maioria dos programas de email.
SIM, faça a inclusão no endereço do seu site de "http://" antes da URL do
mesmo. Em alguns programas de email e aplicações sem o http:// o programa não
reconhecerá o endereço como um link e pode não ser clicável em sua mensagem,
Uma das grandes vantagens dos arquivos de assinatura é que eles permitem que
cada email seu esteja apenas a um clique do seu site. Não perca esta
oportunidade esquecendo o http:// .
SIM, faça vários modelos de assinaturas para que você possa trocar o tratamento
dependendo da situação. Arquivos de assinatura são uma excelente forma de
ajustar o tom e direcionar a prioridade ou nível de formalidade da comunicação.
Sinceramente, Atenciosamente, Respeitosamente podem ser distintamente usados
dependendo do tom que você desejar imprimir. Você pode também estabelecer uma
assinatura com uma versão mais informal do seu nome quando já houver uma maior
intimidade com seu interlocutor tal como Zé ao invés de José. Tenha em mente
não ser extremamente informal com contatos novos. As formalidade têm sua razão
de estarem presentes, especialmente, em comunicações comerciais.
SIM, faça arquivos de assinaturas que expressam mensagens diferentes de acordo
com o destinatário. Se você está promovendo em quadros de avisos ou grupos de
mensagens, use um arquivo de assinatura que reflita seu novo produto ou sua
atual promoção direcionada para aquela audiência específica. Termos diferentes
produzem respostas diferentes dependendo do mercado atingido. Assegure-se de
incluir uma chamada do tipo: Faça o Download Agora....Contate-nos Hoje, mas
lembre-se não soe vendedor demais. Não use múltiplos pontos de exclamação.
A beleza de um arquivo de assinatura é que você não precisa mencionar nada
sobre seu site no corpo da mensagem, a não ser que seja relevante ou apropriado
e seja o fórum adequado. As assinaturas são uma excelente e sutil maneira de
promover seu site para quem você não conhece. No entanto, tenha cuidado para
não postar gratuitamente resposta monossilábicas com o único intuito de
apresentar sua assinatura para seus leitores. Cuidado para não perder
credibilidade fazendo isso freqüentemente.
Tenha em mente que um arquivo de assinaturas oferecerá dados para avaliação de
sua pessoa, no que você acredita, se você segue as regras e se sabe como usar a
tecnologia ou não. Comentários são uma boa coisa e muitas vezes apropriados
dependendo do tom da conversação entretanto, lembre-se que quem estiver lendo a
mensagem terá a percepção de sua opinião pelo comentário que você deixar.
Comentários humorísticos são mais apropriados para mensagens pessoais.
Eis ai o básico que você precisa para usar os arquivos de assinatura com
propriedade. Use estas dicas para fazer sua biblioteca de arquivos de
assinaturas. Você poderá ter dezenas deles. Sempre atualize e revise seus
arquivos, pois sempre existe uma imagem nova a ser mostrada de seu negócio.
Artigo escrito por Mário Porto.
Mário Porto é responsável por um dos mais reconhecidos e
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